KORESPONDENSI BISNIS
Oleh : Habibi Malik, S.Ikom
Salah satu kegiatan komunikasi
bisnis yaang penting adalah korespondensi. Korespondensi ini dilakukan melalui
surat yang dikirimkan secara konvensional, faksimili atau surat elektronika.
Ada 9hal yang harus diperhatikan
dalam korespondensi, yakni:
1.
Prinsip Penulisan Surat
Ada
2 prinsip yang harus kita ingat ketika membuat surat untuk kepentingan
korespondensi bisnis, yaitu 1) empati, dan 2) pengorganisasian. Empati adalah
kemampuan untuk mengenali keragnka referensi (pengetahuan,perasaan, dan emosi)
orang lain adalah memproyeksikan dan mengomunikasikan pemahaman terhadap orang
lain.
2.
Empati
Empati
adalah situasi dimana kita di tuntut untuk menempatkan diri kita di dalam
posisi atau situasi yang sedang dialami orang lain. Empati menggunakan proses
komunikasi dengan berbagai cara: a)
mencoba memahamisatu situasi dari titik pandang orang lain dengan demikian
surat kita akan menghargai usaha yang kitalakukan untuk memahami perasaan orang
lain. Empati merupakan cara yang paling tepat untuk membangun kedekatan,
kredibilitas dan hubungan antarpribadi dan bisnis yang awet. b) melihat situasi atau permasalahan
dari perspektif pembaca surat kita tidak hanya akan memungkinkan kita
menyesuaikan dengan kebutuhan dan kepedulian pembaca surat tapi juga
memungkinkan kita mengantisipasi reaksi yang mungkin muncul dalam diri pembaca
terhadap pesan yang kita sampaikan.
Dalam
pencapian empati ini hal pertama 1)
menanamkan “sikap kita” dan 2)
memanfaatkan pengetahuan kita tentang penerima surat tadi. Untuk menanamkan
“sikap” ini, konsentrasi pada
permasalahan berikut: (1) apakah pesan yaang disampaikan diarahkan pada
kebutuhan dan kepedulian utama pembaca? (2)
apakah informasi dinyatakan secara benar, jujur dan etis? (3) akankah
pembaca menerima gagasan dengan fair, logis dan etis? (4) apakah gagasan
dinyatakan dengan jelas dan padat (5) apakah pembaca merasakan pesan yang
disampaikan itu untuk dirinya, apakah pembaca memiliki gambaran jelas pesan
tersebut. (6) apakah pesan digunakan sebagai sarana untuk oengembangan hubungan
bisnis yanng positif sekalipun pesannya negatif. (7) apakah pesan terlihat
langsung menunjukan sopan santun? (8) apakah surat sudah mencerminkan standar
bisnis profesional yang tingggi, yang dapat dilihat dari kualitas keertas yang
digunakan, format yang dipakai, kualitas cetakan dan tidak adanya salah ejaan
dan kesalahan tata bahasa. 2)
memanfaatkan pengetahuan kita tentang penerima surat. Kita hendaknya
memperhatikan informasi – informasi yang relevan mengenai pembacasurat kita.
Ketika kita berkomunikasi dengan individu, secara langsung kita akan
mendapatkan gambaran yang jelas tenttang pembaca: fisiknya, latar belakang
(pendidikan, pekerjaan, agama dan budaya), nilai, pendapat, rujukan dan
sebagainya. Paling penting disini adalah pengetahuan kita tentang reaksi
pembaca. Pengalaman awal mengenai pembaca surat akan membantu kita dalam
mengantisipasi bagaimana reaksi pembaca surat dalam situasi tertentu.
Bebarapa
faktor yang harus kita perhatikan dalam berempati dengan orang lain:
a.
Usia
b.
Taraf ekonomi
c.
Latar
pendidikan/pekerjaan
d.
Budaya
e.
Kedekatan
f.
Harapan
g.
Kebutuhan pembaca
Terdapat beberapa pertanyaan yang merupakan usaha unntuk
mengantisipasi reaksi yang mungkin muncul dari pembaca surat kita, yakni:
a. Apakah saya akan
bereaksi secara favorable terhadap pesan yang menyatakan bahwa permintaan saya
sudah dipenuhi?
b. Perasaan apa yang
sya alami kalau permitaan saya ditolak?
c. Apakah saya akan
merasa senang kalo menerima pesan yang menghargai pekerjaan yang saya lakukan
dengan baik?
d. Apakah saya akan
merasa kecewa kalau saya menerima sebuah memo yang menyatakan kenaikan gaji
saya ditunda?
3.
Organisasi Surat
Membagi
topik kedalam baguan – bagian dan menyusun
topik tersebut berdasarkan urutan yang tepat. Sebelum penulis
mengorganisasikan pesan, yang pertama kali harus diingatnya adalah pesan
tersebut merupakan pesan yang tepat, yakni pesan yang lengkap, akurat, fair,
masuk akal, etis dan logis. Karena paragraf dalam surat membangun fungsinya
masing-masing. Ada paragraf yang menyampaikan gagasan utamadan paragraf yang
menyampaikan gagasn yang menunjang gagasan pokok. Karena hal itulah mengapa
pengorganisasian ini sangat penting, agar surat yang disampaikannya menjadi
runtut.
Manfaat
dari pengorganisasian pesan:
a. Memungkinkan
peulisan surat yang ringkas dan akurat
b. Memungkinkan kita
memusatkan perhatian pada fase waktu
c. Menghemat waktu
dalam menulis
d. Memberikan dukungan
psikologis
e. Pengutamaan
Keuntungan pengorganisasian
untuk pembaca surat:
a. Pesan menjadi padat
dan akurat
b. Hubungan
antargagasan lebih mudah dibedakan dan diingat
Cara mengoganisasikan topik atau gagasan dalam surat
addalah dengan menjawab pertanyaan seperti:
1). Apa ide
sentral/ pokok pesan tersebut?
2). Reaksi apa
yang akan terjadi terhadap pesan tersebut?
3). Dengan
mengingat reaksi yang mungkin muncul pada pembaca surat, maka haruslah ide
sentral ditempatkan pada bagian pertama, atau pada akhir ?
sentral ditempatkan pada bagian pertama, atau pada akhir ?
Reaksi –
reaksi yang muncul dari pembaca surat dibagi kedalam 4 kategori:
a. Menyenangkan
b.
Tidak senang
c.
Berminat, namun
dapat dalam bentuk yang tidak menyenangkan dan tidak menyenangkan
d.
Tidak berminnat
4.
Surat Klaim Rutin
Surat
yang meminta untuk penyesuaian, ketika penulis surat meminta untuk sesuatu
kepada seseorang yang dapat memenuhinya. Surat ini ada dua, yakni surat rutin
dan klaim persuasif. Surat klaim ini dibuat dengan asumsi, klaim kita akan
dipenuhi hanya setelah ada penjelasan dan pemberian penjelasan argumentatif.
Syarat – syarat yang harus dipenuhi dalam penulisan surat klaim:
a.
Permintaan kita
ditempatkan pada kalimat pertama
b.
Jelaskan dengan
rinci hal yang mendukung permintaan itu
c. Surat ditutup denga
pernyataan yang menunjukan penghargaan
5.
Surat rutin tentang kredit
Pada
umumnya informasi kredit diminta dan disampaikan secara elektronik aatau
berbentuk surat. Kalau respon terhadap kredit yang diajukan bersifat favorabel
maka permintaan hendaknya ditempatkan
pada bagian awal surat. Berdasarkan hasil studi garis besar surat permintaan
informasi karena kredit yang efektif hendaknya memasukan:
a. Jelaskan permintaan
dan nama kita pada bagian awal, kalau bisa pada kalimat pembuka atau pada baris
perihal.
b. Pastikan kepada
penerima surat bahwa informasinya akan dijaga secara konfidensial.
c. Uraian informasi
yang diterima.
d. Tutup dengan ucapan
terimakasih.
6.
Surat Order/Pesanan
Ada beberapa hal
yang harus diperhatikan dalam membuat garis besar order, yakni:
a. Gunakan kalimat
yang menunjukan order/pesanan pda bagian awal.
b. Cantumkan pula
rencana pembayaran dan tata cara pengiriman pesanan.
c. Tutuplah surat
dengan kalimat yang menunjukan kepercayaan pengirim surat.
7.
Surat Khusus
Surat
khusus itu seperti surat lebaran, kartu selamat ulang tahun perusahaan,
belasungkawa, dan ucapan terima kasih dan siaran pers (news - release). Semua surat khusus yang dikategorikan surat khusus
itu dibuat untuk menunjukan empati dan membina hubungan baik
denganorganisasi/lembaga bisnis lain.
Surat belasungkawa, buatlah surat dengan nada yang sedikit impersonal yang dapat dibuat dalam
bentuk kartu sehingga bersifat informal. Nyatakan duka – cita dengan, “kami turut merasa kehilangan atas
meninggalnya....” surat ini sebaiknya dibuat dengan tulisan tangan.
Surat ucapan terima kasih, dalam menulis surat ini harus mencecrminkan rasa terima
kasih yang mendalam. Surat ini biasanya dibuat atas kiriman hadiah/bingkisan
yang diterima, kunjungan, wawancara,dsb.
8.
Surat Siaran Pers
Ada beberapa hal
yang harus diperhatikan ketika kita membuat surat siaran pers:
a. Gunakan kop surat
perusahaan.
b. Nyatakan tanggal
pemuatan berita yang diinginkan.
c. Cantumkan nama
penanggung jawab resmi siaran pers tersebut.
d. Berikan informasi
yang selengkap – lengkapnya (prinsip 5W+1H)
e. Tulis secara deduktif
dengan memperhatikan kepadatan dan kejelasa informasi.
9.
Surat Penjualan
Agar
tujuan (penjualan) dapat kita capai, kita harus dapat menggunakan bentuk
penyajian informasi yang dipersiapkan dengan baik untuk membujuk/mempersuasi
orang lain agar menerima gagasan kita atau membeli produk kita. Surat penjualan
tersebut akan lebih memiliki daya persuasi, bila kita mengikuti langkah –
langkah dengan menjawab pertanyan seperti:
a. Gambaaran apa yang
sangat kuat yang mmendukung produk atau gagasan kita?
b.
Seberapa beda
produk tersebut dengan para kompetitornya?
c. Pesan apa yang
disampaikan kepada khalayak, termasuk siapa khalayak, dan apa yang diinginkan
dan dibutuhkan oleh khalayak?
d.
Tindakan spesifik
apa yang diinginkan?
e.
Prinsip – prinsip
penulisan mana yang secara khusus dapat membantu?
Jawaban atas
pertanyaan – pertanyaan tersebut dapat dirangkum menjadi 4 butir, yakni:
1). Pengetahuan tentang produk
2). Pengetahuan tentang pembaca
3). Identifikkasi tindakan yang diinginkan
4). Penerapan prinsip-prinsip penulisan
Ada beberapa
prinsip penulisan, yakni:
1). koherensi
2). kesatuan
3). Penekanan
Disamping itu ada prinsip lain yang
penting dalam menulis surat penjualan, yakni:
1). Pergunakanlah bahasa yang spesifik
2). Bahwa pembaca pada bagian yang penting
3). Tekankan pada bagian yang menyatakan
penjualan, dan
4). Gunakan garis besar dengan pendekatan
induktif, dengan prosedur (a). Rebut perhatian pembaca, (b). Perkenalkan produk
dan bangkitkan minat terhadap produk, (c) memasukan bukti-bukti yang
meyakinkan, (d) dorong untuk melakukan tindakan.
Sumber : Modul Komunikasi Bisnis Universitas Terbuka