KORESPONDENSI BISNIS

KORESPONDENSI BISNIS

Oleh : Habibi Malik, S.Ikom

            Salah satu kegiatan komunikasi bisnis yaang penting adalah korespondensi. Korespondensi ini dilakukan melalui surat yang dikirimkan secara konvensional, faksimili atau surat elektronika.

            Ada 9hal yang harus diperhatikan dalam korespondensi, yakni:

1.        Prinsip Penulisan Surat

Ada 2 prinsip yang harus kita ingat ketika membuat surat untuk kepentingan korespondensi bisnis, yaitu 1) empati, dan 2) pengorganisasian. Empati adalah kemampuan untuk mengenali keragnka referensi (pengetahuan,perasaan, dan emosi) orang lain adalah memproyeksikan dan mengomunikasikan pemahaman terhadap orang lain.

2.        Empati

Empati adalah situasi dimana kita di tuntut untuk menempatkan diri kita di dalam posisi atau situasi yang sedang dialami orang lain. Empati menggunakan proses komunikasi dengan berbagai cara: a) mencoba memahamisatu situasi dari titik pandang orang lain dengan demikian surat kita akan menghargai usaha yang kitalakukan untuk memahami perasaan orang lain. Empati merupakan cara yang paling tepat untuk membangun kedekatan, kredibilitas dan hubungan antarpribadi dan bisnis yang awet. b) melihat situasi atau permasalahan dari perspektif pembaca surat kita tidak hanya akan memungkinkan kita menyesuaikan dengan kebutuhan dan kepedulian pembaca surat tapi juga memungkinkan kita mengantisipasi reaksi yang mungkin muncul dalam diri pembaca terhadap pesan yang kita sampaikan.

Dalam pencapian empati ini hal pertama 1) menanamkan “sikap kita” dan 2) memanfaatkan pengetahuan kita tentang penerima surat tadi. Untuk menanamkan “sikap” ini, konsentrasi pada permasalahan berikut: (1) apakah pesan yaang disampaikan diarahkan pada kebutuhan dan kepedulian utama pembaca? (2)  apakah informasi dinyatakan secara benar, jujur dan etis? (3) akankah pembaca menerima gagasan dengan fair, logis dan etis? (4) apakah gagasan dinyatakan dengan jelas dan padat (5) apakah pembaca merasakan pesan yang disampaikan itu untuk dirinya, apakah pembaca memiliki gambaran jelas pesan tersebut. (6) apakah pesan digunakan sebagai sarana untuk oengembangan hubungan bisnis yanng positif sekalipun pesannya negatif. (7) apakah pesan terlihat langsung menunjukan sopan santun? (8) apakah surat sudah mencerminkan standar bisnis profesional yang tingggi, yang dapat dilihat dari kualitas keertas yang digunakan, format yang dipakai, kualitas cetakan dan tidak adanya salah ejaan dan kesalahan tata bahasa. 2) memanfaatkan pengetahuan kita tentang penerima surat. Kita hendaknya memperhatikan informasi – informasi yang relevan mengenai pembacasurat kita. Ketika kita berkomunikasi dengan individu, secara langsung kita akan mendapatkan gambaran yang jelas tenttang pembaca: fisiknya, latar belakang (pendidikan, pekerjaan, agama dan budaya), nilai, pendapat, rujukan dan sebagainya. Paling penting disini adalah pengetahuan kita tentang reaksi pembaca. Pengalaman awal mengenai pembaca surat akan membantu kita dalam mengantisipasi bagaimana reaksi pembaca surat dalam situasi tertentu.

Bebarapa faktor yang harus kita perhatikan dalam berempati dengan orang lain:

a.         Usia

b.        Taraf ekonomi

c.         Latar pendidikan/pekerjaan

d.        Budaya

e.         Kedekatan

f.         Harapan

g.        Kebutuhan pembaca

Terdapat beberapa pertanyaan yang merupakan usaha unntuk mengantisipasi reaksi yang mungkin muncul dari pembaca surat kita, yakni:

a.  Apakah saya akan bereaksi secara favorable terhadap pesan yang menyatakan bahwa permintaan saya sudah dipenuhi?

b.      Perasaan apa yang sya alami kalau permitaan saya ditolak?

c.      Apakah saya akan merasa senang kalo menerima pesan yang menghargai pekerjaan yang saya lakukan dengan baik?

d.   Apakah saya akan merasa kecewa kalau saya menerima sebuah memo yang menyatakan kenaikan gaji saya ditunda?

3.        Organisasi Surat

Membagi topik kedalam baguan – bagian dan menyusun  topik tersebut berdasarkan urutan yang tepat. Sebelum penulis mengorganisasikan pesan, yang pertama kali harus diingatnya adalah pesan tersebut merupakan pesan yang tepat, yakni pesan yang lengkap, akurat, fair, masuk akal, etis dan logis. Karena paragraf dalam surat membangun fungsinya masing-masing. Ada paragraf yang menyampaikan gagasan utamadan paragraf yang menyampaikan gagasn yang menunjang gagasan pokok. Karena hal itulah mengapa pengorganisasian ini sangat penting, agar surat yang disampaikannya menjadi runtut.

Manfaat dari pengorganisasian pesan:

a.       Memungkinkan peulisan surat yang ringkas dan akurat

b.       Memungkinkan kita memusatkan perhatian pada fase waktu

c.       Menghemat waktu dalam menulis

d.       Memberikan dukungan psikologis

e.       Pengutamaan

Keuntungan pengorganisasian untuk pembaca  surat:

a.       Pesan menjadi padat dan akurat

b.       Hubungan antargagasan lebih mudah dibedakan dan diingat

c.       Reaksi terhadap penulisnya lebih positif

Cara mengoganisasikan topik atau gagasan dalam surat addalah dengan menjawab pertanyaan seperti:

1).   Apa ide sentral/ pokok pesan tersebut?

2).   Reaksi apa yang akan terjadi terhadap pesan tersebut?

3).   Dengan mengingat reaksi yang mungkin muncul pada pembaca surat, maka haruslah ide
 sentral ditempatkan pada bagian pertama, atau pada akhir ?

       Reaksi – reaksi yang muncul dari pembaca surat dibagi kedalam 4 kategori:

a.       Menyenangkan

b.      Tidak senang

c.       Berminat, namun dapat dalam bentuk yang tidak menyenangkan dan tidak menyenangkan

d.      Tidak berminnat

4.        Surat Klaim Rutin

Surat yang meminta untuk penyesuaian, ketika penulis surat meminta untuk sesuatu kepada seseorang yang dapat memenuhinya. Surat ini ada dua, yakni surat rutin dan klaim persuasif. Surat klaim ini dibuat dengan asumsi, klaim kita akan dipenuhi hanya setelah ada penjelasan dan pemberian penjelasan argumentatif. Syarat – syarat yang harus dipenuhi dalam penulisan surat klaim:

a.         Permintaan kita ditempatkan pada kalimat pertama

b.        Jelaskan dengan rinci hal yang mendukung permintaan itu

c.        Surat ditutup denga pernyataan yang menunjukan penghargaan

5.        Surat rutin tentang kredit

Pada umumnya informasi kredit diminta dan disampaikan secara elektronik aatau berbentuk surat. Kalau respon terhadap kredit yang diajukan bersifat  favorabel  maka permintaan hendaknya ditempatkan pada bagian awal surat. Berdasarkan hasil studi garis besar surat permintaan informasi karena kredit yang efektif hendaknya memasukan:

a.      Jelaskan permintaan dan nama kita pada bagian awal, kalau bisa pada kalimat pembuka atau pada baris perihal.

b.       Pastikan kepada penerima surat bahwa informasinya akan dijaga secara konfidensial.

c.       Uraian informasi yang diterima.

d.      Tutup dengan ucapan terimakasih.

6.        Surat Order/Pesanan

Ada beberapa hal yang harus diperhatikan dalam membuat garis besar order, yakni:

a.       Gunakan kalimat yang menunjukan order/pesanan pda bagian awal.

b.       Cantumkan pula rencana pembayaran dan tata cara pengiriman pesanan.

c.        Tutuplah surat dengan kalimat yang menunjukan kepercayaan pengirim surat.

7.        Surat Khusus

Surat khusus itu seperti surat lebaran, kartu selamat ulang tahun perusahaan, belasungkawa, dan ucapan terima kasih dan siaran pers (news - release). Semua surat khusus yang dikategorikan surat khusus itu dibuat untuk menunjukan empati dan membina hubungan baik denganorganisasi/lembaga bisnis lain.

Surat belasungkawa, buatlah surat dengan nada yang sedikit impersonal yang dapat dibuat dalam bentuk kartu sehingga bersifat informal. Nyatakan duka – cita dengan, “kami turut merasa kehilangan atas meninggalnya....” surat ini sebaiknya dibuat dengan tulisan tangan.

Surat ucapan terima kasih, dalam menulis surat ini harus mencecrminkan rasa terima kasih yang mendalam. Surat ini biasanya dibuat atas kiriman hadiah/bingkisan yang diterima, kunjungan, wawancara,dsb.

8.        Surat Siaran Pers

Ada beberapa hal yang harus diperhatikan ketika kita membuat surat siaran pers:

a.       Gunakan kop surat perusahaan.

b.       Nyatakan tanggal pemuatan berita yang diinginkan.

c.       Cantumkan nama penanggung jawab resmi siaran pers tersebut.

d.       Berikan informasi yang selengkap – lengkapnya (prinsip 5W+1H)

e.       Tulis secara deduktif dengan memperhatikan kepadatan dan kejelasa informasi.

9.        Surat Penjualan   

Agar tujuan (penjualan) dapat kita capai, kita harus dapat menggunakan bentuk penyajian informasi yang dipersiapkan dengan baik untuk membujuk/mempersuasi orang lain agar menerima gagasan kita atau membeli produk kita. Surat penjualan tersebut akan lebih memiliki daya persuasi, bila kita mengikuti langkah – langkah dengan menjawab pertanyan seperti:

a.        Gambaaran apa yang sangat kuat yang mmendukung produk atau gagasan kita?

b.        Seberapa beda produk tersebut dengan para kompetitornya?

c.    Pesan apa yang disampaikan kepada khalayak, termasuk siapa khalayak, dan apa yang diinginkan dan dibutuhkan oleh khalayak?

d.        Tindakan spesifik apa yang diinginkan?

e.         Prinsip – prinsip penulisan mana yang secara khusus dapat membantu?

Jawaban atas pertanyaan – pertanyaan tersebut dapat dirangkum menjadi 4 butir, yakni:

1).   Pengetahuan tentang produk

2).   Pengetahuan tentang pembaca

3).   Identifikkasi tindakan yang diinginkan

4).   Penerapan prinsip-prinsip penulisan

Ada beberapa prinsip penulisan, yakni:

1).   koherensi

2).   kesatuan

3).   Penekanan

      Disamping itu ada prinsip lain yang penting dalam menulis surat penjualan, yakni:

1).  Pergunakanlah bahasa yang spesifik

2).  Bahwa pembaca pada bagian yang penting

3).  Tekankan pada bagian yang menyatakan penjualan, dan

4). Gunakan garis besar dengan pendekatan induktif, dengan prosedur (a). Rebut perhatian pembaca, (b). Perkenalkan produk dan bangkitkan minat terhadap produk, (c) memasukan bukti-bukti yang meyakinkan, (d) dorong untuk melakukan tindakan.  

Sumber : Modul Komunikasi Bisnis Universitas Terbuka