PERENCANAAN PROGRAM KOMUNIKASI

PERENCANAAN PROGRAM KOMUNIKASI

PERENCANAAN PROGRAM KOMUNIKASI

Lingkup Perencanaan Program Komunikasi

Langkah pertama dalam perencanaan program komunikasi adalah menganalisis dan merumuskan masalah yang dihadapi. Langkah ini menjadi pangkal tolok dari langkah-langkah yang berikutnya. Oleh karena itu diperlukan ketelitian dalam menganalisis masalah apakah yang dihadapi oleh masyarakat yang akan direncanakan program komunikasinya itu. Jika keliru merumuskan masalah, akibatnya akan keliru pula dalam langkah-langkah perencanana selanjutnya.

Dalam melakukan analisis masalah, ada beberapa patokan yang dapat dijadikan pegangan. Apakah masalah yang dihadapi tersebut merupakan masalah ketiadaan pengetahuan atau keterampilan, atau sumber-sumber? Ataukah merupakan masalah sikap mental? Kesemua itu harus dipelajari dengan cermat agar analisis kita mengenai masalah yang dihadapi tidak keliru.
Langkah-langkah Perencanaan Program Komunikasi

Selain kecermatan dalam menganalisis masalah, dituntut pula ketelitian dalam merumuskannya. Dalam penyusunan program komunikasi, langkah ini menjadi penentu bagi ketepatan langkah-langkah selanjutnya. Keliru merumuskan masalah berarti akan salah pula dalam tahap-tahap perencanaan berikutnya yang begitu kompleks. Oleh karena itu, bagi para perencana program komunikasi, ketelitian dalam menganalisis dan merumuskan masalah tidak dapat ditawar-tawar lagi.

ANALISIS MASALAH
Menganalisis Masalah yang Dihadapi

Untuk melakukan sesuatu kegiatan yang diharapakan akan dapat mencapai hasil seperti yang diharapkan hendaklah menggunakan rencana. Dalam bidang kominakasi dikenal perencaan komunikasi. Perencanaan komunikasi dapat dilakukan untuk tingkat menyeluruh atau nasional, dan tingkat program.

Perencanaan program komunikasi yang ditemukan disini adalah perencanaan pada tingkat proyek atau program kegiatan. Program komunikasi diartikan sebagai penggunaan yang terencana dan koordinator berbagai metode dan teknik komunikasi untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan. Meski terdapat sebutan yang bervariasi terhadap kegiatan ini, namun maksud dari peistilahan tadi adalah sama.

Ada program kominakasi yang dikaitkan dengan proyek pembangunan tertentu, tapi ada pula yang berdiri sendiri. Dari sudut masa berlangsungnya program komunikasi disesuaikan dengan sifat dan tujuan yang hendak dicapai.

Dalam perencanakan program komunikasi, ada sejumlah kriteria yang harus dipertimbangkan. Terdapat pula kriteria dari uatu rencana program komunikasi, yaitu: (a) hasil konsultasi dengan unsur-unsur masyarakat; (b) bersifat luwes; dan (3) jelas dalam hal apa yang dilakukan dan bagaimana melakukan hal itu.

Berbarengan dengan kriteria tadi, ada pula ukuran prioritas yang perlu dipertimbangkan dala menyusun suatu rencana program komunikasi.
Metode Menganalisis Masalah

Dalam menyusun rencana program komunikasi ada sejumlah langkah yang dapat ditempuh. Meskipun terdapat beberapa versi mengenai langkah-langkah ini, namun secara garis besar semuanya mengacu kepada hal yang sama, yaitu bagaimana agar secara sistematik tersusun suatu rencana yang nantinya dapat dioperasionalkan.

Pada dasarnya langkah pertama selalu adalah merumuskan masalah yang dihadapi. Hal ini amat penting karena inilah yang menjadi pangkal tolak bagi langkah-langkah yang berikutnya. Setelah itu dilakukan analisis khalayak untuk mengenali dengan persis, siapakah yang menjadi mitra dalam program komunikasi ini nantinya. Baru kemudian dirumuskan tujuan atau objectives dari program komunikasi yang direncanakan.

Langkah selanjutnya ialah merumuskan strategi, di mana dilakukan pemilihan media atau saluran komunikasi yang tepat sesuai dengan siapa khalayak yang hendak dijangkau dan apa tujuan yang akan dicapai.

Akhirnya sebagai cermin pengukuran tentang pencapaian hasil program, harus diterapkan monitoring dan evaluasi terhadap pelaksanaan program komunikasi.

ANALISIS KHALAYAK
Karakteristik Khalayak

Untuk keberhasilan suatu kegiatan komunikasi, pertama-tama harus dikenali benar-benar siapakah khalayak yang akan dijangkau. Pengenalan ini harus bersifat menyeluruh. Artinya harus mengidentifikasi berbagai ciri dan aspek kehidupan khalayak, seperti tingkat pendidikan, kondisi sosio ekonomi, dan profil demokrafis mereka.

Karakteristik, minat, dan kebutuhan informasi dari khalayak sasaran tidaklah selalu sama. Karena itu segmentasi khalayak menjadi beberapa kelompok sasaran terkadang diperlukan. Untuk masing-masing kelompok mungkin dibutuhkan strategi komunikasi yang spesifik.

Jadi, khalayak hendaklah dianalisis secara menyeluruh. Siapa mereka, di mana mereka berada, mengapa mereka dipilih menjadi khalayak, dan apa isi informasi atau pesan yang seharusnya dikomunikasikan kepada mereka.
Segmentasi dan Prioritas Khalayak

Terbatasnya tenaga, waktu dan kemampuan untuk menjangkau kese-luruhan khalayak secara sekaligus, membuat perlu disusunnya suatu segmentasi dan prioritas khayal. Segmentasi berguna sebagai pengelompokan jenis khalayak yang memiliki kesamaan-kesamaan baik dari karakteristik mereka maupun dari sudut konteksnya dengan program komunikasi yang direncanakan.

Penyusunan priritas juga mencerminkan pentahapan aktivitas program. Meskipun pada akhirnya yang hendak dicapai adalah keseluruhan lapisan khalayak, namun pada masing-masing tahapan kegiatan suatu program ada kebutuhan untuk mengutamakan suatu segmen khalayak tertentu karena mereka ini mempunyai posisi strategis yang menentukan bagi langkah program berikutnya.

RUMUS TUJUAN YANG MEMENUHI KRITERIA
Prinsip-prinsip Perumusan Tujuan (Objectives) Komunikasi

Objectives atau tujuan yang hendak dicapai dari sesuatu program komunikasi haruslah dirumuskan sebaik mungkin. Merumuskan objectives ini tidak bisa sembarangan begitu saja. Ada sejumlah kaidah yang harus dituruti jika kita bermaksud bahwa objectives yang menjadi

dasar perencanaan program komunikasi yang disusun benar-benar berfungsi secaa operasional.

Syarat terpenting dari suatu rumusan objectives adalah secara konkret menggambarkan hasil akhir yang hendak dicapai dengan program komunikasi yang bersangkutan. Selain itu hasil akhir tadi mesti pula dinyatakan secara spesifik dan persis. Dengan begitu pencapaian tujuan program yang dimaksud dapat diukur dengan jelas.

Hanya dengan rumusan objectives yang memenuhi kriteria suatu program komunikasi dapat diharapkan mencapai hasil yang diinginkan
Rumusan Tujuan Komunikasi Yang Memenuhi Kriteria

Cara-cara perumusan tujuan yang berlaku di kalangan para pengembang instruksional didasarkan pada sejumlah kriteria. Yang pokok di antaranya adalah bahwa tujuan tersebut harus konkret, spesifik dan dapat diukur. Meski cara-cara tersebut berasal dari kalangan

pendidikan, namun besar manfaat dan gunanya untuk dijadikan bahan dalam merumuskan objectives suatu program komunikasi.

Prinsip-prinsip yang berlaku dalam perumusan tujuan hendaklah diterapkan sepenuhnya agar tujuan (objectives) benar-benar menjadi sesuatu yang operasional atau dapat dilaksanakan. Yang menjadi ciri utama dari perumusan tujuan ini adalah, bahwa pencapaian tujuan terjadi pada diri khalayak. Bukan dari sudut pandang pengelola program komunikasi.

Perumusan tujuan dapat dilakukan dengan suatu pernyataan yang bersifat umum, lalu diperjelas menjadi tujuan primer dan sekunder yang selanjutnya dirinci satu persatu dalam bentuk yang lebih konkrit.

PEMILIHAN MEDIA ATAU SALURAN KOMUNIKASI
Langkah-langkah Pemilihan Dan Karakteristik Media

Pemilihan media atau saluran komunikasi dimaksudkan agar penyampaian pesan kepada khalayak benar-benar sesuai dengan tujuan atau objectives yang hendak dicapai. Karena itu berdasarkan patokan tersebut dipilihlah media atau saluran yang menurut pertimbangan cocok dengan tujuan program.

Untuk melakukan pemilihan media dapat ditempuh sejumlah langkah. Dimulai dengan menginventarisasi seluruh media yang ada di tempat kegiatan, serta dapat menjankau khalayak sasaran. Setelah itu masing-masing media itu dinilai kesesuaiannya.

Pertimbangan penting dalam memilih media termasuk soal cost effective media yang dimaksud.
Karakteristik Beberapa Media dan Bauran Multi Media

Media atau saluran yang hendak digunakan dalam suatu program komunikasi hendaklah ditentukan berdasarkan beberapa pertimbangan. Patokan pertama tentunya tujuan atau objectives dari program. Kemudian khalayak yang hendak dicapai oleh program komunikasi ini. Lalu disesuaikan dengan sejumlah karakteristik setiap media.

Karakteristik media merupakan sejumlah ciri yang melekat yang menunjukkan kemampuan-kemampuan dan keterbatasan dari media atau saluran itu sendiri. Berdasarkan karakteristik inilah media tertentu dipilih untuk menyampaikan pesan-pesan suatu program komunikasi.

Di samping pilihan media tunggal, dapat pula disusun suatu bauran media yang merupakan kombinasi dari beberapa medium. Penyusunan suatu bauran media didasarkan pada sejumlah prinsip agar kombinasi media yang dirangkai benar-benar menghasilkan keefektivan program yang dimaksud.

PENGEMBANGAN PESAN
Prinsip-prinsip Pengembangan Pesan

Ibarat menghidangkan makanan, lebih dahulu harus diolah dan ditata sehingga menjadi suatu sajian yang terasa lezat dan menarik hati. Demikian pula dengan pengembangan pesan. Agar penyampaiannya nanti dapat menarik dan mudah dipahami – tentunya agar efektif – maka lebih dahulu harus dikembangkan.

Pengembangan pesan dilakukan menurut sejumlah prinsip antara lain kesederhanaan dan keterarahan, kemudahan untuk dimengerti, ketepatan penyasaran, dan penggunaan nada pesan yang memikat. Kesemuanya itu bertujuan agar pesan yang merupakan inti dari suatu kegiatan komunikasi dapat disampaikan secara efektif dan mencapai sasaran yang dimaksudkan.
Mengembangkan Pesan

Pengembangan pesan di beberapa program komunikasi untuk pem-bangunan di berbagai bidang kehidupan memperlihatkan sejumlah ciri, yakni diperhitungkannya berbagai aspek yang menurut pertimbangan akan mempengaruhi penerimaan khalayak terhadap pesan-pesan yang disampaikan. Di antaranya adalah tentang keadaan khalayak itu sendiri dalam kaitan dengan masalah yang sedang dihadapi. Apakah mereka itu menolak sesuatu gagasan? Apakah ada kendala tertentu mungkin yang berupa kepercayaan atau keyakinan yang bisa menghambat diterimanya gagasan yang disampaikan lewat program komunikasi ini?

Semua itu hendaklah tercermin dalam pesan-pesan yang telah dikembangkan. Itu sebabnya, maka diperlukan pengenalan yang mendalam baik mengenai masalah yang hendak ditanggulangi, juga mengenai seluk beluk kehidupan khalayak yang hendak dituju. Karena hanya dengan demikian, maka pengembangan dapat mengena pada sasarannya.

PRODUKSI MEDIA
Produksi Media

Bila media yang akan digunakan sudah ditentukan, maka langkah berikutnya adalah produksi media. Dalam kaitan ini memproduksi media dapat diartikan membuat sendiri, atau mengontrakkan pembuatannya kepada pihak lain yang berkeahlian. Selain itu dapat pula dengan memanfaatkan media yang telah ada, meskipun mungkin di sana sini harus dilakukan penyesuaian-penyesuaian.

Langkah pertama memproduksi media adalah menyiapkan suatu rencana produksi yang matang. Dalam rencana itu dicakup tujuan produksi, prototip, ujicoba prototip, modifikasi atau revisi, dan produksi final, serta biaya produksi.
Uji Coba (Pretesting) Media

Uji coba prototip program merupakan salah satu langkah dalam produksi media. Langkah ini khusus dimaksudkan untuk mendapatkan berbagai rnasukan agar suatu program media dapat disempurnakan pada tahap yang masih awal, daripada nanti terlanjur telah dibuat sebagai suatu produk final. Untuk itu beberapa hal perlu diselidiki ketika melakukan uji coba prototip media yang dimaksud.
MANAJEMEN PROGRAM KOMUNIKASI
Siapa Melakukan Apa (Pembagian Tugas Dan Tanggung Jawab)

Manajemen program komunikasi pada dasarnya merupakan langkah pengelolaan dari program itu sendiri. Agar suatu program dapat terus terselenggara dengan baik, harus ada suatu pengorganisasian, dan pengkoordinasian yang baik antar semua unsur yang terkait. Dengan adanya manajemen ini, maka menjadi jelas siapa melakukan apa, bagaimana, dan bila diharapkan terlaksana.

Tanpa suatu pengelolaan yang baik, sebaik apa pun perencanaan program komunikasi sukar diharapkan dapat mencapai tujuan, karena di sana-sini akan terjadi berbagai hambatan dan kendala akibat ketiadaan organisasi dan koordinasi yang baik.
Manajemen Program Komunikasi

Pembiayaan merupakan faktor penting dalam manajemen program komunikasi. Tanpa biaya yang memadai, tentunya program komunikasi yang direncanakan tidak akan dapat berjalan. Untuk itu dalam menyusun rencana biaya hendaklah dilakukan identifikasi mata anggaran yang teliti, sehingga tidak terjadi kelupaan atas sesuatu komponen kegiatan.

Sejumlah komponen pokok biaya untuk suatu program komunikasi terdiri dari biaya studi dan survei, produksi media, uji coba, modifikasi, finalisasi, monitoring dan evaluasi. Masing-masing komponen pokok ini kemudian dirinci secara mendetil agar keseluruhan kegiatan program lengkap dicakup dan tersedia biayanya.

MONITORING DAN EVALUASI
Pengertian dan Kegunaan Evaluasi

Evaluasi haruslah merupakan suatu aktivitas yang melekat pada rencana program komunikasi. Aktifitas ini merupakan proses yang mengukur hasil kegiatan program komunikasi berdasarkan target atau tujuan yang hendak dicapai yang telah dirumuskan sejak memulai kegiatan. Kegunaan evaluasi adalah untuk melihat apakah kegiatan program komunikasi tersebut mempunyai dampak yang diinginkan atau efek-efek negatif yang tidak diharapkan.

Evaluasi memberitahu pemimpin program atau proyek dan yang lainnya, apakah pendekatan kegiatan komunikasi yang digunakan berhasil atau tidak, atau dapat diperluas pada kegiaan lainnya nanti.

Jika evaluasi aktivitas komunikasi difokuskan pada pengukuran tujuan behavioral (ketimbang pengetahuan atau sikap) maka ia akan mencakup sejumlah indikator yang tidak semata-mata hasil kegiatan komunikasi saja, diukur misalnya, berapa banyak rumah tangga yang berhasil dilayani oleh proyek (karena aktivitas komunikasi meliputi juga promosi kegiatan yang merupakan indikasi bagi kegiatan komunikasi dan juga proyek sekaligus).

Evaluasi bertujuan untuk mengukur seberapa jauh tujuan atau objectives dari program komunikasi telah berhasil dicapai. Dengan data-data yang diperoleh dari evaluasi, dapat dilakukan perbaikan-perbaikan di sana sini, serta penyempurnaan program komunikasi pada waktu yang berikutnya. Yang menjadi patokan dalam menge-valuasi program ini tiada lain adalah tujuan dan objectives yang telah dirumuskan sejak awal kegiatan.

Analisis dan Penggunaan Hasil Evaluasi

Monitoring dan evaluasi memang bertujua untuk mengukur seberapa jauh pencapaian tujuan berhasil dilakukan. Namun hasil-hasil evaluasi tersebut juga menjadi bahan yang amat berharga untuk penyempurnaan program komunikasi yang akan dilaksanakan pada masa berikutnya. Pemanfaatan temuan-temuan sewaktu melakukan monitoring dan evaluasi ada yang dapat langsung dilakukan semasa program sedang berjalan, namun ada pula yang merupakan masukan untuk program di masa mendatang.

Hasil evaluasi hendaknya segera dilaporkan oleh pelaksana evaluai, sehingga pimpinan dan pelaksana program dapat mengambil langkah dan tindakan segera untuk memperbaiki program.